Höhere Preise für Neuwagen, teure Versicherungsprämien und kostspielige Wartungen – die gestiegenen Kosten für Dienstwagen stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen. Zudem suchen viele Betriebe nach Möglichkeiten, den eigenen Fuhrpark ökologischer zu gestalten. Die Nutzung von Poolfahrzeugen kann für Unternehmen eine umweltfreundlichere und gleichzeitig kosteneffiziente Mobilitätslösung darstellen. Wir zeigen Ihnen, wann sich der Wechsel vom eigenen Dienstwagen hin zu Corporate Carsharing lohnt – und welche Vorteile Sie dadurch erwarten.
Was sind Poolfahrzeuge?
Poolfahrzeuge sind gemeinsam genutzte Firmenwagen, auf die Mitarbeitende je nach Bedarf zugreifen können. Anders als beim klassischen Dienstwagen, der dauerhaft einer bestimmten Person zugewiesen ist, stehen Poolfahrzeuge allen Mitarbeitenden flexibel zur Verfügung. Diese Praxis wird auch als Corporate Carsharing bezeichnet. Damit es im betrieblichen Alltag funktioniert, müssen Mitarbeitende die Autos vorab für eine Fahrt reservieren. Je nach Unternehmen ist auch die private Nutzung von Poolwagen möglich.
Die 4 Vorteile von Poolfahrzeugen im Überblick
Ob für Kundentermine, Fahrten zu anderen Unternehmensstandorten oder externe Weiterbildungen – mit einem Poolfahrzeug sind Ihre Mitarbeitenden flexibel und mobil unterwegs. Das Umstellen auf Corporate Carsharing hilft Unternehmen, Kosten zu senken, Nachhaltigkeitsziele zu erreichen und die Zufriedenheit sowie Flexibilität der Mitarbeitenden zu steigern.
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Umweltfreundlichere Flotte
Die Nutzung von Poolfahrzeugen reduziert den CO₂-Abdruck des Unternehmens, da weniger Fahrzeuge benötigt werden als bei individuellen Dienstwagen. Dies spart Ressourcen und Emissionen, da die Produktion von Fahrzeugen selbst ressourcenintensiv und emissionsreich ist. Zudem fördert Carsharing eine effiziente Planung: Mitarbeitende müssen einen Wagen im Voraus reservieren, was mehr Zeit für die Koordination der Fahrten lässt. Das ermöglicht eine weitere Reduktion von Fahrten und Emissionen. Besonders für Unternehmen in Umweltzonen, die städtische Vorgaben einhalten müssen, bietet dieser Ansatz zusätzliche Vorteile.
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Mögliche Kostenersparnisse
Poolfahrzeuge sind sowohl in ihrer Anschaffung als auch in der Haltung kostengünstiger als individuelle Firmenwagen. Durch die gemeinsame Nutzung benötigen Unternehmen weniger Fahrzeuge und sparen so Investitionen. Eine reduzierte Fahrzeuganzahl senkt zudem laufende Betriebskosten, da auch weniger genutzte Fahrzeuge weiterhin Kosten für Versicherung, Wartung und Stellplätze verursachen. Darüber hinaus können Unternehmen durch die kleinere Flotte auch im Fuhrparkmanagement Kosten und Verwaltungsaufwand sparen.
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Flexiblere Mobilitätslösung
Poolfahrzeuge eignen sich ideal für Mitarbeitende mit wechselnden Mobilitätsbedarfen, wie etwa für Fortbildungen, Außendienst oder projektbezogene Einsätze. Auch für Unternehmen mit mehreren Standorten ist Corporate Carsharing eine flexible Lösung, da Fahrzeuge je nach Bedarf über ein Buchungssystem ortsübergreifend genutzt werden können was die Mobilität effizienter und kostensparender macht.
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Steigern der Mitarbeiterzufriedenheit
Corporate Carsharing kann die Mitarbeiterzufriedenheit steigern und ein Gefühl von Fairness schaffen, da alle Mitarbeitenden Zugang zu Fahrzeugen haben und kein Teammitglied bevorzugt wird. Im Gegensatz zum Dienstwagen ist ein Poolfahrzeug kein Statussymbol, wodurch der Vergleich zwischen Mitarbeitenden entfällt. Unternehmen können Fahrzeuge nach praktischen Kriterien statt nach Status zuweisen.
Corporate Carsharing hat auch Nachteile
Carsharing bringt einige Herausforderungen mit sich – zum Beispiel im Hinblick auf die Organisation von Fahrten und die Akzeptanz durch Mitarbeitende.
Höherer Organisationsaufwand
Carsharing erfordert ein hohes Maß an Koordination und Planung. Unternehmen müssen berücksichtigen, dass Fahrzeuge bei Terminverzögerungen, Reparaturen und anderen außerplanmäßigen Geschehnissen nicht immer zur Verfügung stehen. Damit die Fahrzeugübergabe möglichst pünktlich und reibungslos erfolgt, sollte es einen geregelten Ablauf zur Buchung, Schlüsselübergabe und Rückgabe des Fahrzeugs geben. Auch klare Regelungen zur Reinigung des Autos sorgen dafür, dass sich alle beim Fahren wohl fühlen.
Umgewöhnung und Akzeptanz bei Mitarbeitenden
Der Umstieg auf Poolfahrzeuge erfordert von Mitarbeitenden eine hohe Akzeptanz, da sie nicht mehr wie zuvor ihren eigenen Firmenwagen nach Belieben nutzen können. Statt spontaner Nutzung müssen Fahrten im Voraus geplant und angemeldet werden. Sie können Autos nicht länger ganz nach Belieben ausstatten oder persönliche Gegenstände dauerhaft im Wagen lassen. Außerdem verlieren sie eventuell steuerliche Vorteile, die sie durch die Nutzung des Dienstwagens hatten. Der Umstieg auf Poolfahrzeuge kann zudem dazu führen, dass Mitarbeiter sich weniger verantwortlich für die Sauberkeit und Funktionalität der Autos fühlen.
Private Nutzung von Poolfahrzeugen
Viele Mitarbeitende nutzen ihren Dienstwagen auch für private Fahrten – ob zum Pendeln zwischen Büro und Zuhause oder zum Wochenendausflug mit der Familie. Die erlaubte Nutzung ist in der Car Policy des Unternehmens festgelegt.
Grundsätzlich verursachen privat genutzte Dienstwagen höhere Kilometerkosten, auch im Hinblick auf den Werteverlust oder die Wartung. Außerdem entsteht dem Unternehmen ein größerer Verwaltungsaufwand, wenn Mitarbeitende ihren Dienstwagen auch in der Freizeit fahren. Denn dies stellt einen geldwerten Vorteil dar, den Arbeitnehmer versteuern müssen. Dazu gibt es unterschiedliche Regelungen. Häufig machen Mitarbeitende von der 1%-Regel Gebrauch. Der geldwerte Vorteil beträgt dann monatlich 1% des Bruttolistenpreises. Unternehmen müssen solche steuerlichen Vorteile erfassen und berechnen. Werden Fahrtenbücher geführt, müssen Unternehmen diese überprüfen. Beim Poolwagensystem, dass ausschließlich für dienstliche Fahrten genutzt wird, entfällt dieser bürokratische Aufwand.
Wann lohnt sich ein Dienstwagen?
Für viele Unternehmen ist Carsharing eine effiziente Lösung, doch in manchen Fällen ist der Einsatz von Poolfahrzeugen nicht die beste Wahl. In diesen Situationen kann ein Dienstwagen vorteilhafter sein als die gemeinschaftliche Nutzung von Fahrzeugen:
Autofahrten sind ein ständiger Teil des Jobs:
Wenn Mitarbeitende regelmäßig zu Kundenterminen fahren oder Dienstreisen antreten müssen, ist ein exklusives Fahrzeug sinnvoller als Carsharing. So bleibt die Flexibilität gewährleistet, und Mitarbeitende können sich darauf verlassen, dass immer ein Fahrzeug verfügbar ist.
Dienstwagen bieten steuerliche Vorteile:
Dienstwagen sind zwar kostspielig in der Haltung, jedoch können Arbeitgeber Betriebskosten wie Wartung und Versicherung steuerlich absetzen.
Mitarbeiterbindung:
Die Bereitstellung eines Firmenwagens ist ein effektives Mittel zur Mitarbeiterbindung. Da er dem Unternehmen steuerliche Vorteile bietet, stellt er häufig eine kostengünstigere Alternative zur Gehaltserhöhung dar.
Mitarbeitende übernehmen Teile der Kosten:
Nutzen Mitarbeitende ihren Dienstwagen auch privat, wird dies als geldwerter Vorteil versteuert. Dadurch tragen sie indirekt einen Teil der Fahrzeugkosten – über höhere Steuer- und Sozialabgaben.
Zusammenfassend lohnt sich ein Dienstwagen dann, wenn er häufig genutzt wird und dem Unternehmen steuerliche Vorteile verschafft. Poolfahrzeuge sind perfekt für Mitarbeitende, die nur gelegentlich mobil sein müssen.
Dienstwagen oder Poolfahrzeug – eine individuelle Entscheidung
Poolfahrzeuge und Dienstwagen haben ihre jeweiligen Vor- und Nachteile. Unternehmen müssen abwägen, welches Konzept zu ihren Umständen passt. Ausschlaggebend ist vor allem, welche Mobilitätsbedarfe die einzelnen Mitarbeitenden haben. Pendeln sie regelmäßig zwischen zwei Firmenstandorten oder benötigen sie nur vorübergehend ein Auto für ein bestimmtes Projekt? Wechseln Mitarbeitende sich im Außendienst ab oder übernehmen immer dieselben Personen Kundentermine? Poolfahrzeuge lohnen sich bei Fahrten, die zwar regelmäßig, aber nicht konstant stattfinden. Sie möchten auf Carsharing umstellen? Wir empfehlen Ihnen für die Anfangszeit einen Mix aus Dienstwagen und Poolfahrzeugen. So vermeiden Sie Engpässe, denn gerade in der ersten Zeit ist es manchmal schwer abzuschätzen, wie viele Fahrzeuge benötigt werden.
Wir unterstützen Sie mit unserer Expertise und unserem flächendeckenden Werkstattnetz, um die Mobilität Ihrer Flotte sicherzustellen. Sie erreichen uns ganz einfach über unser Kontaktformular.
